Il faut plus de temps pour nettoyer les bureaux lorsqu’ils sont occupés ? Pas forcément !

D’un côté, la nécessité de tenir compte de la présence des occupants, des visiteurs rend l’intervention moins “linéaire”. Vue sous cet angle, la productivité diminue.

D’un autre côté, une plus grande attention des occupants, un nettoyage moins systématique de tous les locaux (congés = fréquence réduite de passage), une intervention mieux adaptée aux besoins permettent des ajustements dynamiques. De plus, certaines prestations vont continuer à se faire sur des temps creux, hors la présence des occupants.

Au global, sur les sites ayant effectué un changement d’organisation, les effets se compensent très souvent et le temps d’intervention reste identique.

Exemple Le regard de Manuel MARTINS, Danone

“Face à un courant “lowcost” qui cherche uniquement la réduction des coûts, je pense que le travail en journée est un bon compromis : on est moins sur du systématisme, mais sur le juste besoin. Le contact humain permet cela. En terme de productivité, si on perd du temps en intervenant en milieu occupé, les gestionnaires de site savent qu’au quotidien 30% des postes de travail ne sont pas occupés (réunions, déplacements, congés).”

Des occupants favorables au changement.

L’adhésion des salariés occupant les bureaux peut être obtenue.

Trois règles à suivre :

  • Communiquer en amont sur la perspective de changement.
  • Insister sur le sens, les valeurs : une responsabilité sociale du donneur d’ordre dans une perspective de développement durable.
  • S’assurer avec le prestataire que si des agents étaient amenés à changer de site, ces derniers retrouvent un poste équivalent

Un exemple : Les salariés de Danone, L’Oréal, Ville de Paris

Lors des opérations pilotes menées sur les sites de Danone, L’Oréal et de la Ville de Paris un échantillon de 94 salariés a été interrogé sur leur position vis-à-vis du passage en journée de la prestation.

  • 48 se sont déclarés favorables.
  • 30 se sont montré soit mitigé, soit indifférents.
  • 16 se sont montrés à priori défavorables.

Trois mois après le changement d’organisation, les occupants ont à nouveau été interrogés.

  • 31 sur 116 ont perçu une amélioration dans la prestation.
  • 82 n’ont pas perçu de changement.
  • Seuls 3 ont perçu une dégradation.

Par ailleurs, 108 sur 120 considèrent que le passage de l’agent dans leur bureau n’occasionne pas de dérangement, 10 se sentent plus ou moins dérangés selon leur activité et seuls 2 se disent perturbés dans leur travail par ce passage.

Quelles limites au passage en temps continu / en journée des prestations de propreté ?

4 limites principales à un changement généralisé ont été identifiées.

  1. Sur chaque site concerné le changement d’organisation nécessite une préparation, l’investissement du donneur d’ordre et du prestataire (en temps, en formation, en communication, etc.).
  2. Il faut tenir compte des réticences / refus éventuels de certains agents de service. Les organisations quotidiennes sont parfois compliquées à modifier, quand bien même la proposition vise une amélioration de leur situation.
  3. Sur de grands sites, le regroupement d’horaires pour favoriser des temps pleins peut avoir pour effet de réduire le nombre d’agents de service sur le site ! L’évolution de l’organisation est donc conditionnée par la capacité du prestataire à proposer des alternatives aux agents qui ne resteront pas sur le site.
  4. Certains chantiers ne permettent pas cette évolution (nettoyage de chaînes agro-alimentaires par exemple).

Il convient donc d’étudier les possibilités de changement en associant chacune des parties concernées (donneur d’ordre, occupants des bureaux, salariés de la propreté, entreprise prestataire) pour identifier possibilités ainsi que les conditions de faisabilité  d’un changement vers la journée / l’intervention en continu.

La boîte à outils a été conçue dans cet esprit.

Logique de moyens ou de résultats ?

Si tous les donneurs d’ordre achètent un résultat – en l’occurrence la propreté de leurs locaux – ils demandent également un engagement sur les moyens pour y parvenir.

Or des fréquences de passage contractualisées mais mal ajustées à la réalité peuvent générer de la “sur qualité” (des actions de nettoyage pas ou peu nécessaires) ou à l’inverse une insatisfaction quant au résultat, non conforme aux attentes mais conforme aux fréquences prévues par les contrats.

Le passage en temps continu / en journée de la prestation peut résoudre en partie cette difficulté à la condition que donneur d’ordre et prestataire s’accordent précisément sur le résultat attendu. Le prestataire organise la réponse en définissant des fréquences minimales de passage mais en prévoyant la possibilité d’ajuster les interventions, afin de caler au mieux quotidiennement l’action aux besoins. L’interaction avec le gestionnaire de site et les occupants facilite cette “propreté ajustée”.