Suivant les sites, des objectifs qui différent.

Sur de “petits sites” où intervient un agent pour une ou quelques heures.

L’objectif est de positionner la prestation au maximum en journée pour que l’agent puisse enchaîner plusieurs sites dans la journée, dans la continuité.

Un autre objectif complémentaire est, pour les donneurs d’ordre, de se regrouper dans une logique de voisinage pour proposer un seul contrat sur une plage horaire étendue, créant ainsi les conditions pour qu’un salarié intervienne successivement sur plusieurs « petits » chantiers proches.

Sur des “grands sites” où plusieurs agents interviennent.

L’objectif est de favoriser le regroupement des heures pour tendre vers des temps pleins en continu. Cela permet aux agents qui le souhaitent de travailler sur des durées hebdomadaires plus longues tout en réduisant les amplitudes de travail et les déplacements.

Sur des nouveaux sites.

L’objectif est de proposer d’emblée une intervention en journée / en continu. La mise en œuvre est facilitée car le prestataire va constituer une nouvelle équipe.

Prendre le temps de préparer et organiser le changement.

  • 1-Premier temps : le donneur d’ordre valide son engagement, réalise un diagnostic (avec l’appui éventuel du prestataire) pour préciser la faisabilité, ses objectifs et des conditions de mise en œuvre de la nouvelle prestation. Celles-ci seront transcrites éventuellement dans le cahier des charges si le marché est à renouveler.

Ce premier temps est également celui de la communication en direction des différents acteurs concernés, aussi bien chez le donneur d’ordre qu’au sein de l’entreprise de propreté. Construire une carte des acteurs et prendre en compte les craintes et intérêts de chacun permet de créer l’adhésion au projet.

  • 2-Second temps : le donneur d’ordre et le prestataire se mettent d’accord sur les nouvelles modalités d’intervention. L’entreprise de propreté doit être à la fois un appui et une source de propositions.
  • 3-Troisième temps : le temps suivant consiste à préparer conjointement et mettre en œuvre le changement d’organisation validé ensemble.
  • 4-Quatrième temps : le changement intervenu,  il faut suivre et évaluer la mise en œuvre, mais aussi évaluer ses effets (évolution des horaires de travail, du contenu des prestations, incidences sur l’organisation du temps pour les agents de service, effets sur la consommation d’énergie, etc.).

Le rythme de préparation et de mise en oeuvre dépend de la taille du site, des effets du changement pour les agents de service et des solutions alternatives à trouver pour ceux qui seraient amenés à changer de poste ou de site. Une règle cependant est essentielle : ne pas mettre des agents en difficulté.

Une possibilité : expérimenter.

Si le donneur d’ordre et le prestataire sont d’accord, et si le cadre contractuel le permet, il est possible d’expérimenter, de faire évoluer l’organisation sur une partie d’un site sans attendre la redéfinition complète du cahier des charges. Ce peut être une façon de mesurer les conditions de faisabilité.

Un exemple : EDF

EDF : une prestation directement en journée sur un nouveau site toulousain

Dans le cadre du regroupement de plusieurs services, EDF a pris possession début 2010 d’un bâtiment d’une superficie de 6000 m2.

EDF en a profité pour mettre en place la prestation de propreté directement en journée. En amont du déménagement, les futurs occupants ont été informés de cette volonté. En complément, les services sécurité et hygiène d’EDF ont présenté la proposition lors d’un CHSCT. EDF et son prestataire ont validé ensemble l’organisation quotidienne du travail : l’ordre des tâches, leur succession dans le temps …

Depuis avril 2010, trois agents de service interviennent sur le site sur les 5 jours ouvrés de la semaine:

  • Une personne de 6 h 30 à 10 h 30.
  • Une personne de 14h à 16h.
  • Une personne de 7h30 à 10h30 et de 15h à 16h (chef d’équipe)

La mise en place a donné lieu à quelques ajustements : un agent démarre à 6 h 30 au lieu de 7 heures, afin de pouvoir passer l’aspirateur lorsque les locaux sont vides.

Le changement a été remarqué par les occupants, aucune remontée négative ne s’est produite.

Nettoyer en présence des occupants : des règles à poser ensemble et à partager.

Les entreprises de propreté sont habituées à intervenir en présence des occupants : elles adaptent les prestations, le matériel, forment les agents, avec un souci de sécurité et de confort. Il est utile en complément de poser des règles connues de tous, agents de service et occupants, pour réguler les interactions. En répondant par exemple aux questions suivantes :

  • Quelle attitude adopter lorsque l’agent se présente à la porte du bureau ?
  • Qu’est-il possible de lui demander ? Que faire en cas d’insatisfaction ?

Les explications des effets positifs sur la qualité de la prestation.

Une intervention au moment opportun

Le changement d’organisation permet de se questionner sur le moment le plus opportun pour nettoyer chacun des espaces afin de garantir une propreté qui dure. Ce qui n’est pas possible en horaires décalés où certaines zones nettoyées le soir ou le matin peuvent être rapidement salies et le rester sur la journée.

Une interaction avec les occupants

La relation avec les occupants permet -dans des limites prévues- de prendre en compte leurs remarques. Dans tous les cas, l’expérience montre que cette relation et la visibilité de la prestation génèrent une grande satisfaction de leur part.

Vers une propreté en continu

Le regroupement d’horaires pour créer des interventions en continu permet sur les grands sites un second passage aux toilettes, une remise en état de salles de réunion à la mi-journée, une pièce détente nettoyée après la pause de la mi-journée. Les gestionnaires apprécient une propreté en continu, qui tienne compte des rythmes de l’activité.

Pour toutes ces raisons, la qualité ne diminue pas lorsqu’on passe en continu / en journée. Au contraire, elle peut parfois être renforcée.